Im digitalen Zeitalter ist die revisionssichere Archivierung von Daten und Dokumenten für Unternehmen unerlässlich. Doch was bedeutet Revisionssicherheit genau und warum ist sie so wichtig? Wir erklären Ihnen die Grundlagen und zeigen auf, wo und wie die Revisionssicherheit in der Praxis Anwendung findet.
Was ist Revisionssicherheit?
Revisionssicherheit bezieht sich auf die sichere und gesetzeskonforme Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten. Ziel ist es, dass Revisoren oder Wirtschaftsprüfer einfachen Zugriff auf alle relevanten Unterlagen haben. Dies umfasst beispielsweise geschäftliche Korrespondenz und Dokumente mit gesetzlicher Aufbewahrungsfrist.
Bedeutung und Anwendung
Revisionssichere Archivierung ist nicht nur für die Prüfungsvorbereitung wichtig, sondern auch für die schnelle Auffindbarkeit von Dokumenten bei Streitigkeiten. Im Zuge der Digitalisierung nehmen Qualität, Compliance und Rechtssicherheit zu. Moderne Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) unterstützen Unternehmen dabei, ihre Daten effizient und sicher zu verwalten.
Was macht ein Archiv revisionssicher?
Revisionssichere Speicherung bedeutet Schutz vor unberechtigtem Zugriff, Änderungen oder Manipulationen. Hierzu gehören Funktionen wie Versionierung oder Vertragsmanagement in einem DMS. Automatische Versionierung sorgt dafür, dass alle Änderungen eines Dokuments nachvollziehbar und dokumentiert sind.
Gesetzliche Grundlagen in Deutschland
Die wichtigsten gesetzlichen Vorgaben sind das Handelsgesetzbuch, die Abgabenordnung und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
Vorteile der Revisionssicherheit
Unternehmen profitieren von revisionssicherer Archivierung durch Fehlerminimierung, schnelles Auffinden von Dokumenten, Sicherheit vor Datenverlust und unberechtigtem Zugriff sowie verbesserten Kundenservice.
Welche Dokumente müssen revisionssicher aufbewahrt werden?
Die GoBD regelt die sechs- bis zehnjährige Archivierungspflicht steuerlich relevanter Unterlagen in digitaler Form, wie beispielsweise Bilanzen, Rechnungen, Handelsbriefe und weitere steuerrechtlich relevante Dokumente.
Fazit
Revisionssicherheit ist ein zentraler Aspekt der Unternehmenscompliance. Durch den Einsatz eines geeigneten DMS können Unternehmen ihre Daten effizient, sicher und gesetzeskonform verwalten. Die Berücksichtigung von revisionssicherer Archivierung ist somit ein entscheidender Schritt zur Sicherstellung der Unternehmensintegrität.
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