Ab Januar 2025 tritt eine bedeutende Änderung für Unternehmen in Deutschland in Kraft: Sie müssen elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Dies betrifft insbesondere XML-Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD, wie es das Wachstumschancengesetz vorschreibt. Mit den benutzerdefinierten DocuWare Cloud-Lösungen der SIRIUS GmbH sind Sie bestens auf die neuen Anforderungen vorbereitet.
Was sind E-Rechnungen und warum sind sie wichtig?
Elektronische Rechnungen, auch eRechnungen genannt, sind digitale Dokumente, die strukturiert in XML-Formaten vorliegen. Im Gegensatz zu traditionellen Papier- oder PDF-Rechnungen enthalten sie maschinenlesbare Daten, die eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen. Dies reduziert nicht nur den manuellen Aufwand, sondern erhöht auch die Genauigkeit und Effizienz im Rechnungswesen.
Die neuen gesetzlichen Anforderungen
Ab 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Dies ist Teil einer umfassenden Initiative zur Digitalisierung des Rechnungswesens, die im Rahmen der EU-Mehrwertsteuerreform umgesetzt wird. Ziel dieser Reform ist es, den B2B-Rechnungsaustausch in der EU auf strukturierte Formate umzustellen und so die Mehrwertsteuermeldung zu vereinfachen.
Wichtige Fristen im Überblick
- Ab Januar 2025: Unternehmen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen im strukturierten Format zu empfangen.
- Bis Januar 2026: Unternehmen müssen elektronische Rechnungen verarbeiten können.
- Bis 2028: Einführung eines zentralen Meldeportals für Rechnungsdaten durch die Finanzbehörden.
Vorteile strukturierter Rechnungsformate
Strukturierte Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD bieten zahlreiche Vorteile. Sie basieren auf der Auszeichnungssprache XML, die eine hierarchische und maschinenlesbare Darstellung der Daten ermöglicht. Dadurch können Rechnungen effizienter verarbeitet und automatisch in bestehende Systeme integriert werden. Dies führt zu einer deutlichen Reduzierung manueller Eingaben und minimiert Fehlerquellen.
PDF ist keine E-Rechnung
Es ist wichtig zu beachten, dass PDF-Rechnungen nicht als elektronische Rechnungen im Sinne der neuen gesetzlichen Anforderungen gelten. Nur strukturierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD werden anerkannt. Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass sie diese Formate verwenden, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen.
Übergangsphasen und EDI
Während der Einführung der E-Rechnung gibt es Übergangsphasen, in denen herkömmliche Formate wie PDF und Papier weiterhin erlaubt sind. Auch das EDI-Format (Electronic Data Interchange) kann in dieser Zeit weiterhin genutzt werden. Entscheidend ist, dass die erforderlichen Angaben gemäß Umsatzsteuergesetz extrahiert werden können und die Norm EN 16931 erfüllt wird.
Die Rolle von SIRIUS GmbH und DocuWare
Wir bei SIRIUS GmbH unterstützen Sie und Ihr Unternehmen, sich auf die neuen Anforderungen vorzubereiten. Mit benutzerdefinierten DocuWare Cloud-Lösungen werden Ihre elektronischen Rechnungen rechtskonform empfangen und verarbeitet. DocuWare bietet bereits seit Jahren umfassende Unterstützung für Formate wie XRechnung und ZUGFeRD und ermöglicht zudem die Verarbeitung weiterer nationaler E-Rechnungsformate wie Factur-X aus Frankreich, FatturaPA aus Italien, FACTURAe aus Spanien und KSEF aus Polen.
Compliance und Archivierung nach GoBD
Mit DocuWare werden Ihre Rechnungen sicher digital archiviert. Die relevanten Daten aus den XML-Dateien werden automatisch als Indexdaten übertragen, sodass Sie die Aufbewahrungsrichtlinien der GoBD erfüllen. Dies erleichtert die Vorbereitung auf Betriebsprüfungen und ermöglicht eine lückenlose Dokumentation.
Verarbeitung von Papierrechnungen in der Übergangsphase
Auch während der Übergangsphase können PDF- und Papierrechnungen weiterhin verarbeitet werden. DocuWare erfasst diese automatisiert und integriert die Daten zuverlässig in das gleiche System wie die E-Rechnungen. Funktionen wie Intelligent Indexing ermöglichen die automatische Übernahme von Informationen wie Lieferant, Datum und Beträge, wodurch die Effizienz weiter gesteigert wird.
Fazit: Bereiten Sie sich jetzt auf die Zukunft vor
Mit den Lösungen von DocuWare und der SIRIUS GmbH sind Sie bestens gerüstet, um die Anforderungen der E-Rechnungspflicht zu erfüllen und gleichzeitig Ihre internen Prozesse zu optimieren. Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihre Rechnungsabwicklung zu digitalisieren und profitieren Sie von den zahlreichen Vorteilen, die elektronische Rechnungen bieten.
Bereiten Sie sich jetzt auf die Zukunft und kontaktieren Sie uns noch heute – wir kümmern uns um Ihre individuelle DocuWare Cloud-Lösung und stehen auch zukünftig an Ihrer Seite.
Ihr SIRIUS GmbH Team