1. Zentrale Dokumentenablage
- Zugriff von überall: Dokumente werden zentral gespeichert und können über eine sichere Cloud von überall abgerufen werden.
- Versionskontrolle: DocuWare speichert automatisch frühere Versionen von Dokumenten, sodass Änderungen rückverfolgt und ältere Versionen wiederhergestellt werden können.
2. Automatisierte Workflows
- Prozessautomatisierung: Wiederkehrende Aufgaben wie Rechnungsfreigaben oder Vertragsprüfungen können automatisiert werden, was Zeit spart und Fehler minimiert.
- Benachrichtigungen und Aufgaben: Nutzer werden automatisch über neue Aufgaben informiert, was eine zügige Bearbeitung von Dokumenten ermöglicht.
3. Intelligente Suche und Indizierung
- Volltextsuche: Dokumente werden automatisch indiziert, sodass sie über eine Volltextsuche schnell gefunden werden können.
- Kategorisierung: Dokumente können mit Metadaten versehen und in Kategorien eingeordnet werden, was die Suche und Organisation erleichtert.
4. Sichere Archivierung
- Revisionssichere Archivierung: DocuWare unterstützt die rechtskonforme Archivierung von Dokumenten, was besonders für Unternehmen mit hohen Compliance-Anforderungen wichtig ist.
- Zugriffsrechte: Durch fein abgestufte Zugriffsrechte können Sie steuern, wer welche Dokumente sehen, bearbeiten oder löschen darf.
5. Integration mit anderen Systemen
- ERP und CRM: DocuWare lässt sich nahtlos in bestehende ERP- und CRM-Systeme integrieren, was eine reibungslose Nutzung der Dokumente in unterschiedlichen Geschäftsprozessen ermöglicht.
- E-Mail-Integration: E-Mails und deren Anhänge können automatisch archiviert und den entsprechenden Dokumenten zugeordnet werden.
6. Mobiler Zugriff
- Mobile Apps: DocuWare bietet mobile Apps, die es ermöglichen, auch unterwegs auf Dokumente zuzugreifen, sie zu bearbeiten oder freizugeben.
- Sichere Datenübertragung: Alle Daten werden sicher übertragen, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
7. Kosten- und Zeitersparnis
- Reduzierung von Papierverbrauch: Durch die Digitalisierung und zentrale Speicherung von Dokumenten können Unternehmen ihren Papierverbrauch drastisch senken.
- Schnellere Bearbeitungszeiten: Durch automatisierte Prozesse und schnelle Suchfunktionen können Bearbeitungszeiten verkürzt werden.
DocuWare bietet eine umfassende Lösung für Unternehmen jeder Größe, um ihre Dokumentenorganisation effizienter und sicherer zu gestalten. Mit seiner Flexibilität und den zahlreichen Integrationsmöglichkeiten unterstützt es dabei, den gesamten Dokumentenlebenszyklus zu verwalten.
Sie sind interessiert, DocuWare in Ihren Geschäftsprozessen zu integrieren? Wir helfen Ihnen gerne weiter – vereinbaren Sie einen Termin oder rufen Sie uns gerne an.
Ihr SIRIUS document solutions Team