Eine Erfolgsgeschichte der Digitalisierung mit SIRIUS
Die Gessler Collection, ein Zusammenschluss der Hotels Schloss Reinach, Hotel Stadt Lörrach und der Black Forest Lodge, steht für exzellenten Service und Familienführung. Unter der Leitung von Johannes Gessler hat sich das Unternehmen von einem einzelnen Hotel zu einer renommierten Hotelgruppe mit rund 160 Mitarbeitern entwickelt. Die Herausforderung, die mit diesem Wachstum einherging, führte zur Zusammenarbeit mit SIRIUS und der Einführung von DocuWare, um den Geschäftsalltag zu digitalisieren und zu optimieren.
Die Herausforderung
Die Gessler Collection, mit ihren verschiedenen Standorten und Abteilungen, sah sich mit einer Vielzahl von administrativen Aufgaben konfrontiert. Täglich eingehende Lieferungen und Rechnungen mussten verarbeitet und archiviert werden, was mit herkömmlichen Methoden zunehmend unübersichtlich und ineffizient wurde. Johannes Gessler beschreibt, wie früher Rechnungen und Lieferscheine oft in Fächern verteilt wurden, was zu Verwirrung und verlorenen Dokumenten führte. Dies verlangsamte nicht nur die Prozesse, sondern sorgte auch für unnötigen Papierkram.
Die Lösung: DocuWare
Die Implementierung von DocuWare durch SIRIUS brachte die dringend benötigte Effizienz und Ordnung in die Verwaltungsprozesse der Gessler Collection. Der Rechnungsworkflow wurde vollständig digitalisiert, sodass alle Rechnungen zentral erfasst und den jeweiligen Abteilungen zur Kontrolle und Freigabe zugewiesen werden konnten. Dank DocuWare können Lieferscheine gescannt und mit den entsprechenden Rechnungen verglichen werden, wodurch Fehler minimiert und der Freigabeprozess beschleunigt wird.
Vorteile und Ergebnisse
Johannes Gessler hebt die zahlreichen Vorteile der Zusammenarbeit mit Sirius GmbH und der Nutzung von DocuWare hervor:
1. Effizienzsteigerung: Rechnungen und Lieferscheine werden nun digital verarbeitet und archiviert, was den Papieraufwand erheblich reduziert und den Verwaltungsaufwand minimiert. Alte Rechnungen können einfach im Archiv eingesehen werden, ohne dass die Buchhaltung involviert werden muss.
2. Zugänglichkeit: Mit DocuWare können Mitarbeiter von überall auf wichtige Dokumente zugreifen und diese bearbeiten. Dies fördert die Flexibilität und erleichtert die Arbeit auch bei Abwesenheit vom Arbeitsplatz.
3. Benutzerfreundlichkeit: Selbst Mitarbeiter, die weniger technikaffin sind, haben die neuen digitalen Prozesse gut angenommen. Besonders im Personalwesen wurde die Umstellung auf digitale Methoden positiv aufgenommen und als Arbeitserleichterung empfunden.
4. Kommunikation und Zusammenarbeit: Die Kommunikation zwischen den verschiedenen Standorten und Abteilungen wurde durch die Digitalisierung deutlich verbessert. Dokumente können direkt im System abgelegt und weitergeleitet werden, ohne dass physische Kopien erforderlich sind.
5. Prozessvereinfachung: Nachdem in DocuWare der Freigabeworkflow beendet ist, wird ein Buchungsvorschlag erzeugt und mittels Schnittstelle an Datev übergeben. Der Aufwand in der FiBu Software ist somit minimiert.
Die Rolle von SIRIUS
Die langjährige Partnerschaft zwischen der Gessler Collection und SIRIUS war ein entscheidender Faktor für den erfolgreichen Einsatz von DocuWare. Johannes Gessler betont die professionelle und vertrauensvolle Zusammenarbeit, die von Beginn an durch einen ausgezeichneten Support und eine enge Kommunikation geprägt war. Die Einführung von DocuWare wurde durch eine gründliche Schulung begleitet, sodass alle Mitarbeiter gut auf die neuen Prozesse vorbereitet waren.
Fazit
Die Digitalisierung durch DocuWare und die Unterstützung von SIRIUS haben der Gessler Collection zu erheblichen Effizienzsteigerungen und einer modernen Arbeitsweise verholfen. Die positive Resonanz der Mitarbeiter und die verbesserte Prozessqualität sind ein Beweis dafür, dass die Entscheidung für die digitale Transformation der richtige Schritt war. Johannes Gessler empfiehlt Unternehmen, die Digitalisierung nicht zu scheuen und offen für neue Technologien zu sein, um langfristig erfolgreich zu sein. Die Gessler Collection ist ein Beispiel dafür, wie Digitalisierung und kompetente Partnerschaften den Geschäftserfolg fördern können.